Reposición de Fondos
Una vez consumidos todos los fondos de una rendición se debe proceder a reponer los fondos al agente u otro agente en una nueva rendición de gastos.
Esta tarea se puede presentar en 3 escenarios respecto al estado de la rendición:
- Rendición con saldo pendiente (fondos aun disponibles).
- Rendición con saldo cero.
- Rendición con saldo excedido.
Para realizar esta tarea se debe conocer el estado de las rendiciones, para ellos se debe emitir el informe sobre rendiciones de gastos configurando preferentemente de la siguiente manera el listado, primero definir un periodo, en este caso abril de 2024, luego filtrar por sucursal.
Informes > Movimiento de fondos > Rendición de gastos
Finalmente el listado se veria asi.
Informes > Movimiento de fondos > Rendición de gastos
Donde se puede visualizar la orden de pago (OPG) que asigna saldo a la rendición y los gastos ingresados (FAC C, CI), en cuanto al saldo se debe tener en cuenta que cuando el saldo es negativo significa que la rendición posee saldo disponible, si la rendición tiene saldo positivo, esto indica que la rendición su sobregirada o excedida respecto a los fondos originales.
A continuación se definen los procedimientos para cada caso.
Caso1.
Paso 1.
Rendición con saldo pendiente (fondos aun disponibles).
Para este caso se debe registrar un recibo al agente destinatario de la rendicion de gastos a rendir conforme al ejemplo mas abajo, el medio de pago a utilizar debe ser EFECTIVO. Para este caso tomaremos de ejemplo la rendición 006-001-00000002 asignada al agente Araceli Gimenez que se visualiza en el listado más arriba, el mismo posee un saldo de Gs. 388.750.- disponible.
Comprobantes > Cajas > Recibos > Ingreso
En la pestaña Rend. de gastos se debe elegir la rendición origen de los fondos a recibir, la misma puede ser elegida presionando F3 en el campo Número. Finalmente grabar el recibo con F10 o el boton grabar 
Paso 2.
Registrar una orden de pago desde la caja de la sucursal utilizando el saldo en efectivo recientemente integrado mas un cheque por el valor complemetario a fin de completar el importe asignado mensualmente a la sucursal. Esta orden de pago debe asignarse a una nueva rendición de gastos que puede estar destinada al mismo agente u otro agente.
Comprobantes > Cajas > Ordenes de pago > Ingreso
Caso 2.
Rendición con saldo cero.
Este caso se da cuando el valor en gastos coincide exactamente con el valor de los fondos asignado inicialmente.
Paso 1.
Registrar una orden de pago destinado a un agente y una nueva rendición.
Comprobantes > Cajas > Ordenes de pago > Ingreso
Caso 3.
Rendición con saldo excedido.
Este caso se da cuando los gastos registrados en la rendición de gastos superan el importe original asignado a la rendición.
Paso 1.
Se debe realizar registrar una orden de pago por la totalidad del importe asignado a la sucursal, mas el importe excedido, por ejemplo si el importe excedido es de Gs. 250.000 y el importe asignado mensual a esa sucursal es de Gs. 1.000.000 el importe del cheque debe ser Gs. 1.250.000. El fondo debe ser asignado a la rendición excedida y no a una nueva rendición de gastos como se haría si la rendición tuviese saldo cero.
Tomemos como ejemplo el siguiente ejemplo, en esta rendición el excedente es de Gs. 115.300.- de modos que la OPG debe ser de Gs. 1.115.300.-
Informes > Movimiento de fondos > Rendición de gastos
Comprobantes > Cajas > Ordenes de pago > Ingreso
Paso 2.
Se debe registrar un recibo por el importe disponible que se origino a partir de la asignación de fondos a la rendición de ejemplo, es decir como se ingreso Gs. 1.115.300 y el importe sobregirado era de Gs. 115.300, el saldo de la rendición quedará con saldo disponible de Gs. 1.000.000, este importe debe ser recepcionado por la caja de la sucursal mediante el mencionado recibo, el medio de pago a utilizar debe ser EFECTIVO y la rendición de origen del fondo debe ser la rendión 006-001-00000006.
Informes > Movimiento de fondos > Rendición de gastos
Comprobantes > Cajas > Recibos > Ingreso
Informes > Movimiento de fondos > Rendición de gastos
Paso 3.
Siguiendo nuestro caso de ejemplo, en este caso, se debe registrar una OPG por importe de Gs. 1.000.000 con destino al agente deseado, a una nueva rendioción de gastos y utilizando el medio de pago EFECTIVO.
Comprobantes > Cajas > Ordenes de pago > Ingreso
Informes > Movimiento de fondos > Rendición de gastos
